國學院大學生活協同組合 個人情報保護基本方針


1.個人情報保護に関する基本規程の策定

(1)國學院大學生活協同組合(以下「生協」という)は、個人情報の保護がプライバシーの権利と深く関わった人権に由来する要請となっていることを認識し、個人情報取扱事業者として、個人情報を取扱う際に個人情報の保護に関する諸法令を遵守します。

(2)生協は、個人情報の保護を実践するために、「個人情報の保護に関する法律」などの諸法令に準拠した基本規程を策定します。

(3)生協は、この基本方針や基本規程をはじめとして、個人情報保護のための全ての取り組みについて、定期的な見直しと継続的な改善に努めます。

2.個人情報保護の体制について

(1)各事業部門の個人情報保護管理者は、それぞれが所管する範囲における個人情報保護の実現に努めます。

(2)個人情報の保護を全うするために、個人情報保護委員会や不服申立審査会といった組織を、生協内に設置します。これらの組織は、個人情報保護の啓発活動、基本規程遵守についての監督、苦情処理などを行っていきます。

3.個人情報の取得(収集)について

(1)個人情報の取得は、原則として、組合定款第3条に定めている事業を遂行するために必要な範囲に止めます。

(2)個人情報を取得する際には、利用目的をあらかじめ本人に明示し、同意を得るものとします。

4.個人情報の取扱いについて

(1)個人情報の利用、提供、その他の取扱いは、その情報を取得した際に提示した利用目的の範囲内でのみ行います。

(2)本人から同意を得られない限り、取得の際に提示した利用目的を変更することはありません。

5.個人データの管理・保管について

1)個人データは、正確に記録して、本人に明確にわかるような形でそれを保管します。また、データの最新性を維持するように努めます。

(2)個人データへの不当なアクセスを防止したり、また、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防止したりするために、適切な管理に努めます。

(3)個人情報の処理や管理を外部に委託する場合には、個人情報を適切に取り扱っていると認められる者に限定し、契約に際しては、生協の個人情報保護に関する規程等の遵守を、その委託業者に求めるものとします。

(4)本人の同意がある場合や法令にもとづく場合を除いては、個人データを第三者に提供しません。

6.本人からの請求について

(1)生協が保有する個人データの本人は、自己のデータの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止の請求をすることができます。

(2)開示や訂正などの請求があった場合には、当該データを所轄する個人情報保護管理者が、遅滞なく調査を行います。調査の結果、開示や訂正などを必要とする事由があると認められるときは、速やかに開示や訂正などの措置をとります。

(3)開示や訂正などの措置をとった場合には、その旨を文書によって本人に速やかに通知します。また、訂正等の措置をとらない旨の決定をしたときは、その理由を文書によって本人に通知します。

7.不服の申し立てについて

(1)本人は、請求の措置についての苦情をはじめとして、個人データの取扱いについて苦情がある場合、不服申立審査会に対して不服の申し立てをすることができます。

(2)不服申立審査会は、遅滞なく事実を調査し、調査の結果および措置の勧告を理事長に報告します。

(3)理事長は、審査会の報告を受けて、とるべき措置について決定を行い、その決定を本人に通知します。

8.請求や不服申し立ての手続

(1)請求や不服の申し立ては、書面でしてください。書面の宛先は、請求の場合には「個人情報保護管理者」、不服の申し立ての場合には「理事長」としてください。

(2)この書面は、本人であることを示す身分証明書を提示し、あるいは、そのコピーを添付し、生協事務所に提出して下さい。

(3)通知などで経費がかかりますので、請求する際には、手数料として500円をお支払い下さい。なお、住所変更届の提出や不服申し立てについては、手数料は無料です。

個人情報に関する窓口は、以下の通りです。

國學院大學生活協同組合事務所 個人情報保護係】

電話 :03-5466-0165(午前9時〜午後5時 日祝日除く)

FAX :03-3797-6933(24時間受付) 

平成17年4月1日 

國學院大學生活協同組合

追記 この方針の文中に示された用語の定義は、以下の通りです。

(1)「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などにより、特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいいます。

(2)「個人情報データベース等」とは、個人情報を、コンピュータを用いて容易に検索することができるように体系的に構成され、または一定の規則に従って整理・分類され、目次などを付し容易に検索可能な状態に置かれている個人情報をいいます。その記録の形態は問われません。

(3)「個人データ」とは、生協が管理する個人情報データベースなどを構成する個人情報をいいます。

(4)「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいいます。

(5)「保有個人データ」とは、生協が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データをいいます。

(6)「個人情報保護管理者」とは、生協の各事業部門の責任者をいいます。